Ben jij een gepassioneerde informatiemanager?

Je bent informatiemanager geworden omdat je blij wordt als je je collega’s kunt ondersteunen bij hun informatiebehoefte waardoor zij beter hun werk kunnen doen. Helaas lukt dit niet altijd of zijn je collega's ontevreden. Het is frustrerend als je via via hoort dat informatie niet beschikbaar is, of dat informatie niet op tijd toegankelijk was.

Je moet ook constant nieuwe ontwikkelingen bijhouden zoals data privacy, wetgeving en informatiebeveiliging. Je hebt te weinig tijd om deze nieuwe ontwikkelingen tot je te nemen en daarop te reageren.

Ook je verbetertrajecten zorgen niet altijd voor het gewenste resultaat. Het lukt vaak niet om de balans tussen informatie, proces, mensen en techniek kloppend te krijgen.

Je wilt hier iets veranderen, maar:

  • Hoe krijg je meer tijd om de business en processen goed te begrijpen? 
  • Hoe ben je eerder op de hoogte van de informatiebehoefte van medewerkers?
  • Hoe help je de organisatie bij het stellen van prioriteiten?
  • Hoe zorg je dat er gezamenlijke plannen komen met een bijbehorende routekaart?
  • Hoe zorg je ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is?
  • Hoe doe je dit alles zonder dat jij en je collega's constant bezig zijn met vergaderen en workshops?

De belangrijkste oorzaak voor bovenstaande uitdagingen is dat er niet genoeg tijd of expertise is om voldoende inzicht te krijgen in de informatiebehoefte binnen de organisatie, nu en voor de toekomst. Sommige organisaties huren hiervoor externe consultants voor een eenmalig project. Maar dan is het vaak te duur om het onderzoek te herhalen om het effect te meten van verbeteringen.

Het regelmatig uitvoeren van een informatiescan geeft je wel het inzicht. De informatiescan laat zien wat jouw collega’s vinden van de situatie van hun proces of afdeling op het gebied van :

  • Informatiebehoefte
  • Processen en procedures
  • Opleiding, vaardigheden en cultuur
  • Inrichting, beleid en governance van de organisatie
  • Systeemondersteuning en gebruiksgemak

Met de resultaten van de informatiescan kun je zien waar je op moet focussen om snel rendement te behalen. Met de informatiescan kijk je ook naar de toekomst. Door het verschil te laten zien tussen de huidige en toekomstige behoeftes kun je een routekaart maken waar iedereen achter staat. 

Voordelen van de informatiescan zijn:

  1. Je hoeft de informatiescan niet zelf te ontwikkelen en te onderhouden.
  2. Je kunt de informatiescan gemakkelijk gebruiken
  3. Je hoeft niet veel tijd te investeren om informatie te verzamelen en je kunt je focussen op de analyse
  4. Jouw collega’s kunnen input leveren waar en wanneer zij willen. Er zijn geen externe consultants nodig om mensen te interviewen
  5. Je krijgt meer tijd om met je collega’s te praten over de onderwerpen waar zij de meeste behoefte aan hebben
  6. Je kunt afdelingen, processen en groepen gebruikers onderling vergelijken zodat je beter inzicht krijgt waar bottlenecks kunnen ontstaan
  7. Je kunt benchmarks doen met andere organisaties

Call to Action

Download het x stappenplan om continue op de hoogte te zijn van de informatiebehoefte binnen je organisatie.

Doe de gratis quick scan (typeform)